Nowy system rezerwacji wizyt w urzędach

W tym artykule przeczytasz między innymi o:

• dostępie do wizyt online w urzędach miasta
• nowym systemie

Nowy system w prosty i intuicyjny sposób prowadzi mieszkańca od wybranej sprawy do konkretnej siedziby urzędu i możliwości wyboru wolnych terminów. Na każdym etapie rezerwacji odpowiednie komunikaty pomagają mieszkańcowi umówić się na dogodny termin oraz informują, jakie dokumenty są potrzebne do załatwienia danej sprawy. Jeśli można ją zrealizować online, bez konieczności przychodzenia do urzędu, mieszkaniec również otrzyma taką podpowiedź wraz z odpowiednim przekierowaniem.

Dostęp do wizyt we wszystkich urzędach

System udostępnia wizyty w podziale na poszczególne sprawy. Po wybraniu tej konkretnej, nawiguje do odpowiedniego urzędu. Jeżeli sprawę możemy załatwić w wielu miejscach, system daje do wyboru wszystkie urzędy, w których dana sprawa może być zrealizowana wraz z dostępnymi terminami. To ważne – możemy wtedy wybrać urząd w dowolnej dzielnicy, np. ten, który jest najbliżej miejsca pracy albo w którym dostępny termin pasuje nam najbardziej. Narzędzie podpowie również, który urząd jest najbliższy naszego miejsca zamieszkania (albo innego adresu, który podamy w systemie).

System rezerwacyjny udostępnia wizyty na najbliższe 14 dni. Podczas jednej wizyty można załatwić jedną sprawę.

Pomocne funkcje

W rezerwacji wizyty pomagają dodatkowe funkcje serwisu: „przewodnik po sprawach” i „sprawdź kolejkę”. „Przewodnik po sprawach” ułatwia wyszukanie tej konkretnej, z którą klient chce przyjść do urzędu. Z katalogu, można wybrać najbardziej pasującą do jego potrzeb. Funkcja „sprawdź kolejkę” pozwala sprawdzić, ile osób aktualnie czeka w wybranym urzędzie do załatwienia danej sprawy. To bardzo przydatna funkcja dla tych mieszkańców, którzy nie mają zarezerwowanej wizyty na dany dzień, a planują pojechać do urzędu i załatwić swoją sprawę bez rezerwacji.

Spójność obsługi i wizerunku

Stworzenie nowoczesnego serwisu do rezerwacji wizyt, scalającego urzędy w kilkudziesięciu lokalizacjach i ich systemy kolejkowe stanowiło istotę informatycznego wyzwania. Ważną sprawą jest to, żeby z nowego systemu mogli korzystać użytkownicy o szczególnych potrzebach. Dlatego do jego testowania pod kątem dostępności zaproszono ekspertów z Fundacji Widzialni. W efekcie powstał system, który wyznacza jeden standard obsługi dla wszystkich klientów ze wszystkich dzielnic i biur.

Za spójnością obsługi idzie spójność wizerunku. Wygląd serwisu www zaprojektowano zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej Warszawy. Dzięki temu będzie wspierał budowanie wizerunku Warszawy jako miasta, które wprowadza nowoczesne e-usługi.

Za wdrożenie systemu odpowiedzialne było Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich we współpracy z Biurem Informatyki.